E-Mails sollen abgeschafft, Telefonkonferenzen überflüssig und Dokumenten-Durcheinander unnötig werden. Sie sollen schnellere und bessere Lösungen bringen, Recherchen beschleunigen und auch noch das Klima unter den Kollegen verbessern. Sie sind eine große Hoffnung: Social Collaboration Tools.

Die Erwartungen an soziale Software in Unternehmen sind riesig: Interne Soziale Netzwerke und Arbeitsplattformen könnten die Arbeit von Journalisten und PR-Experten verändern. Aber es gibt auch Zweifel und viele Fragen. Denen ging der BJV nach. Bei einem Podium der Fachgruppe Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in München wurden Chancen und Risiken der Social Business Software diskutiert.

Einfachere Kommunikation mit neuen Tools
Christoph Bauer ist Berater und Social-Business-Experte bei der Consulting-Firma Capgemini und euphorischer Befürworter der neuen Plattformen: "Social Collaboration Tools schaffen einen gemeinsamen Projektraum, in dem Prozesse schneller und kreativer ablaufen können." Firmeninterne Social Networks bieten Raum für offene Diskussionen. Gemeinsam genutzte Dokumente in der Cloud machen endlose Entwurf-Ketten überflüssig. "Die kollektive Leistung wird immer wichtiger", sagt er. "Und die neuen Tools machen die Kommunikation einfacher."

Interne E-Mails abschaffen!
Alexander Mereien gehört hingegen zu den Skeptikern. Er ist Experte für Projektkommunikation bei HLP van Ons, einer auf interne Kommunikation spezialisierte Agentur, und meint: "Diese Systeme bringen eigentlich das Gegenteil von dem, was sie sollen." Nicht die Flut von E-Mails oder Dokumenten sei das Problem, sondern die Flut verschiedener Systeme. "Wer Social Business Tools effektiv nutzen will, muss konsequent sein und interne E-Mails abschaffen." Das mache aber niemand.

Mitarbeiter müssen mitziehen
Die Probleme bei der Einführung eines solchen Systems kennt Markus Kabacher gut: Als IT-Berater bei Metafinanz hat er bei der Allianz-Versicherung ein Social Collaboration System eingeführt. "Viele hatten Angst, dass sie sich dort blamieren", erzählt er. Dabei sei es doch motivierend, wenn man auf einen hilfreichen Post im Netzwerk sieht: Dem Kollegen gefällt das. Wichtig sei, den Mitarbeitern zu zeigen, wie ihnen die neuen Tools die Arbeit leichter machen. "Und dass sie die Mitarbeiter vernetzen und Lager im Unternehmen aufbrechen." Eine perfekte Lösung gebe es allerdings noch nicht.

Die „Alles-in-Einem-Lösung“
Die will Christian Mudure entwickeln. Er ist Geschäftsführer bei Stackfield, einer Firma, die mit ihrer gleichnamigen Software das optimale Social Business-Tool schaffen will. Zwar gebe es gute Fileshare-, Cloud-Work- oder Messenger-Programme, aber Mudure will die Alles-in-Einem-Lösung. "Wir müssen die fragmentierte Kommunikation zusammenführen", sagt er. "Und es muss intuitiv sein. Der Nutzer will nicht geschult werden, sondern gleich damit zurechtkommen."

Die Diskussion zeigt: Die Möglichkeiten der Social Collaboration Tools sind enorm. Um sie effektiv zu nutzen, müssen Firmen aber radikal andere Kanäle abschalten. Häufig dürfte der Mut dazu aber fehlen.

Christian Pfaffinger