Liebe Kolleginnen und Kollegen,

soeben hat die Verwertungsgesellschaft Wort in einem Rundschreiben an ihre Mitglieder erklärt, wie sie sich an der corona-bedingt elektronischen Mitgliederversammlung beteiligen können. Anders als bisher sind dabei Stimmrechtsübertragungen möglich. Wir möchten Ihnen deshalb erklären, wie dies abläuft, und Ihnen helfen, Kolleg:innen zu finden, die Vollmachten erteilen oder übernehmen möchten.

Vorab ein Hinweis: Die folgende Nachricht betrifft nur Mitglieder der VG Wort, nicht aber die Wahrnehmungsberechtigten ohne Mitgliedschaft. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Mitglied sind, loggen Sie sich bitte unter https://tom.vgwort.de ein. Bei Mitgliedern heißt der oberste Menüpunkt in der Seitenleiste „Mitgliederversammlung“. Fehlt er, sind Sie nicht Mitglied und können diese Informationen ignorieren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, abzustimmen, genannt E-Voting und Live-Voting.

E-Voting ist eine Art Briefwahl; Sie stimmen dabei zwischen dem 6. und dem 16. März ab, müssen sich dafür aber spätestens am 26. Februar (12 Uhr) registriert haben. Der Nachteil ist, dass Ihre Stimme nicht gezählt wird, wenn zum jeweiligen Abstimmungspunkt ein Änderungsantrag Erfolg hat.

Teilnehmer am Live-Voting verfolgen die Debatte am PC und können sich daran beteiligen. Neu ist, dass Sie – wie bei den Präsenzveranstaltungen – Vollmachten von zehn Mitgliedern ausüben können. Das heißt: Wenn Sie am 20. März keine Zeit haben, aber nicht riskieren möchten, dass Ihre Stimme verfällt, können Sie im Telekonferenzsystem den Namen einer Kollegin oder eines Kollegen angeben.

Es ist leider nicht möglich, dem BJV eine Blanko-Vollmacht zu schicken.

Deshalb bitten wir alle Mitglieder, die am 20. März persönlich teilnehmen wollen oder sich sogar bereits dafür angemeldet haben, sich bei uns zu melden. Wir benötigen dafür Ihren Namen in der Schreibweise, in der Sie bei der VG Wort registriert sind (wenn Sie als Hans-Joachim angemeldet sind, schreiben Sie bitte nicht Hans oder Hans J.), Ihre VG-Wort-Karteinummer und genau die E-Mail-Adresse, die Sie bei der VG Wort angegeben haben.

Wir geben diese Daten dann an die Mitglieder weiter, die eine Vollmacht vergeben möchten.

Wichtige Hinweise:

1. Wenn Sie Bedenken haben, Ihre Mailadresse dafür herzugeben, können Sie sich eine Gratisadresse z.B. bei Google-Mail oder GMX holen, die Sie dann vorübergehend bei der VG Wort hinterlegen (das geht über die Persönlichen Einstellungen im TOM-Portal).

2. Falls Sie sich bereits fürs E-Voting angemeldet haben, können Sie es sich noch bis zum 26. Februar anders überlegen und sich zum Live-Voting ummelden. In diesem Fall senden Sie uns dann bitte eine kurze Nachricht, denn die Vergabe von Vollmachten ist noch bis eine Woche vor der Versammlung möglich.

3. Aus technischen Gründen können die Bevollmächtigten mit allen ihnen übertragenen Stimmen (bis zu 10) nur en bloc abstimmen. Mit der Vergabe bzw. Übernahme einer Vollmacht erklären Sie sich einverstanden mit bzw. verpflichten sich zu einem Votum im Sinne der einstimmigen Empfehlung der Verwaltungsratsmitglieder, die Sie in der Anlage dieser E-Mail finden.

Antworten Sie bitte umgehend auf diese Mail und wählen eine dieser Antworten:

- Ich nehme verbindlich an der Live-Versammlung teil und habe mich dafür bei der VG

Wort registriert.

Vorname:
Nachname:
Karteinummer:
E-Mail-Adresse wie in TOM registriert:

- Ich möchte meine Stimme übertragen. Senden Sie mir bitte die Namen der Teilnehmer. Sollte ich vor dem 26. Februar niemanden gefunden haben, dem ich meine Stimme übertragen kann, melde ich mich an diesem Tag fürs E-Voting (Briefwahl) an.

- Ich habe mich bereits für das E-Voting registriert, würde aber lieber meine Stimme übertragen. ja/nein

- Ich habe mich bereits für das E-Voting registriert und möchte es dabei belassen.

Ein kleiner Service: Da die Tagungsunterlagen beim Herunterladen aus dem TOM Portal in einer wirren Reihenfolge abgelegt werden, hat Kollege Ulf Froitzheim diese sortiert und zum Download bis zum 21.02.2021 unter folgendem Link bereitgestellt:

https://we.tl/t-LhBwg7wyiv .

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Dr. Gabriele Knetsch (BJV Mitglied und Mitglied des Verwaltungsrats der VG Wort) Gabriele.Knetsch@muenchen-mail.de oder bei Dennis Amour (BJV Geschäftsführer) info@bjv.de .

Herzliche Grüße,

Dr. Gabriele Knetsch
Dennis Amour, LL.M.